AUDITORIAS - EQUIPOS
MULTIDISCIPLINARIOS

Las Compañías con programas de compliance en funcionamiento están comenzando a focalizarse en la importancia de monitorearlos, auditarlos y mejorarlos. La guía de la FCPA –Foreing Corrupt Practice Act – enfatiza sobre la importancia de transformar estos programas en papel a programas de evolución.

Un programa en papel es definido como políticas y procedimientos con poca seguridad que la compañía esté siguiéndolos.

Uno de evolución es aquel que tiene la estructura apropiada, con robustos procedimientos de monitoreo y auditoria que brindan información actualizada que luego es utilizada en el mejoramiento de si mismo.

Hay herramientas que las compañías están utilizando en este proceso. Entre otras, encuestas a empleados, auditorías, test de transacciones, sondeos, auditorías internas y evaluaciones anuales, entre otras.

Las auditorías internas son parte importante de todo esto, requiriendo una importante asignación de horas hombre y recursos, con personal entrenado para auditar registros de operaciones financieras y procedimientos de cumplimiento.

El grupo de auditoría no debiera estar limitado a formarse con personal del departamento de auditoría interna, solamente. Las personas asignadas debieran participar activamente en el trabajo y tomar responsabilidad en la revisión de cumplimiento de las oficinas locales, regionales y globales.

Es importante que una buena auditoría sea llevada adelante por un grupo interdisciplinario conformado por auditores y personal entrenado en compliance.

Aunque no es una práctica usual el personal del staff de compliance puede ayudar a realizar revisiones, interrogar a empleados y sentirse familiarizado con la cultura de compliance.

En algún sentido, la persona de compliance, necesita convertirse en la cara visible del cumplimiento, construyendo relaciones interpersonales con staff locales, demostrar cooperación y disponibilidad, promoviendo el mensaje de cumplimiento.

Los auditores internos, regularmente revisan y auditan los temas de cumplimiento como asistencia a capacitaciones y certificaciones. También, tienen gran capacidad para interrogar a empleados y buscar explicaciones por gastos inusuales.

Con el agregado a su equipo de un miembro del staff de compliance, se tendrá la posibilidad de realizar una auditoría más efectiva

Con el enfoque de equipo, pueden centrarse en la revisión de las transacciones financieras. Personal de compliance en las cuestiones como due diligence de terceros, quejas de los empleados, regalos, comidas y gastos de entretenimiento.

La importancia de un grupo de auditoría que sume a gente de compliance, es particularmente importante cuando, típicamente por cuestiones de recursos y costos, se llevan a cabo pocas auditorías al año. Con este nivel bajo de revisiones, el staff de compliance, puede usar la oportunidad para llevar adelante entrenamientos del personal en cuestiones específicas.

La mayoría de los auditores, recibirán con agrado la participación dentro de su equipo, de personas con formación de compliance. Los relevarán de algunas tareas y les permitirán concentrarse más en las cuestiones financieras.

El trabajo en grupo es un valor esencial para cualquier programa de cumplimiento.
Auditores y miembros del staff de compliance, trabajarán juntos coordinando sus esfuerzos, enfocándose cada uno de ellos, en sus fortalezas para este trabajo.

* Versión traducida al español de “Conducting Audits: Financial and Compliance Teams” publicado en http://corruptioncrimecompliance.com